Verantwoording
& Verzuim.
Een belangrijk en groots proces in de vernieuwing van Magister.MX.
Verantwoording en verzuimregistratie zijn essentiële processen op elke middelbare school. Het zijn bovendien processen waar zowel ondersteunend als onderwijzend personeel én ouders veel wensen en ideeën over hebben.
Dit leest u hier over Verantwoording & Verzuim:
Wil je weten wat Magister.MX voor jouw school kan betekenen?
Voor Verantwoording & Verzuim volgen we dezelfde stappen als voor iedere innovatie en verbetering. Altijd samen, doordacht en met oog voor de toekomst.
Na het toetsen van verschillende concepten zijn we inmiddels gestart met stap 3, het monitoren en verbeteren. Op 16 februari zijn een aantal pilotscholen gestart met de vernieuwde webversie van Verantwoording & Verzuim. We verzamelen zo feedback die we verwerken, voordat deze vernieuwde functionaliteit beschikbaar is in de Magister Suite van alle scholen.
Zo ontving een pilotschool met 1.800 leerlingen al in week 1 van de pilot na de krokusvakantie op één dag 140 meldingen digitaal. En een andere pilotschool met 1.100 leerlingen ontving in week 1 van de pilot op één dag 70 digitale meldingen.
“De eerste paar dagen was het even wennen aan de andere schermen voor onze medewerkers. De grootste verandering drong snel door: de ochtend start anders. Je start niet meer met het wegwerken van de bulk notities van belletjes en e-mails met afmeldingen ’s morgens. Dat doen de ouders (en de 18plussers) nu zelf in Magister! ”
Na het toetsen van verschillende concepten hebben wij met 10 pilotscholen in de periode van februari tot en met juli 2024, op basis van feedback van deze pilotscholen de module verbeterd en functionaliteit toegevoegd.
In onderstaande webinar nemen we je mee door een demo én de aangepaste functionaliteit op basis van de feedback.
Vanaf start schooljaar 2024-2025 kunnen alle scholen starten met het in gebruik nemen van deze module. Elke school bepaalt daarna zelf wanneer ze gaat werken met de nieuwe webversie, uiteraard in overleg en na training en met de juiste communicatie richting ouders en 18+ leerlingen.
Ben je ook enthousiast over de mogelijkheden en de winstpunten van het nieuwe Verantwoording & Verzuim? En wil je ook zo spoedig mogelijk na start schooljaar kunnen beginnen?
Vul dan het formulier 'inplannen overgang' in.
Collega’s werken straks dus op één plek samen aan Verantwoording & Verzuim, van receptionist tot docent en van verzuimcoördinator tot mentor. Daarnaast hebben we op basis van de input vanuit de gebruikerspanels de volgende verbeteringen in Verantwoording & Verzuim gedaan:
- Ouders kunnen hun kinderen, en 18+-leerlingen zichzelf, via de app ziek en beter melden.
- Ouders kunnen leerlingen, en 18+-leerlingen zichzelf, via de app afwezig melden, ook voor een kortere tijd.
- Een ziekmelding blijft staan tot de ouder de leerling beter meldt.
- De school bepaalt de redenen voor afwezigheid per locatie. Ook bepaalt de school per locatie of afmelden via de app mogelijk is.
- Alle verzuimregistratie op school kan via de webapplicatie van Magister.
- De registratie van afwezigheid gaat op klokuren in plaats van lesuur. Magister verwerkt automatisch welke lesuren de leerling afwezig is.
- Het aanpassen van een afwezigheidsmelding verloopt logischer. Hierdoor kan een docent niet zomaar een melding verwijderen.
Alle verzuimregistratie op school kan via de webapplicatie van Magister.
Als ouders of leerlingen via het web of de app iemand ziek, beter of afwezig melden, zie je deze meldingen in het nieuwe 'actuele' afwezigheidsoverzicht:
In hetzelfde overzicht zie je welke leerlingen beter zijn gemeld:
In dit overzicht zie je naast ziek gemelde leerlingen ook de leerlingen die met een andere reden afwezig zijn:
Je kunt ook filteren in het afwezigheidsoverzicht, bijvoorbeeld op locatie:
En je kunt het afwezigheidsoverzicht per absentiereden inklappen voor nog meer overzicht:
Ben je verantwoordelijk voor het registreren van afwezigheidsmeldingen die binnenkomen via de telefoon, briefjes van thuis of e-mail? Deze meldingen verwerk je eenvoudig via het afwezigheidsoverzicht. Als je op ‘+ Nieuwe melding’ klikt, krijg je de optie om een leerling ziek of afwezig te melden. Magister geeft je dezelfde invulopties als ouders en leerlingen.
Als je een leerling ziek meldt, kun je dus aangeven vanaf wanneer de leerling ziek is, de ziekmelding toelichten en invullen op welk moment de leerling waarschijnlijk weer beter is:
Bij een afwezigheidsmelding, kun je net als ouders en leerlingen de reden van afwezigheid uit de opties van de school kiezen, aangeven hoe lang de leerling afwezig is en de melding toelichten:
In het rechterpaneel van het scherm wordt detailinformatie van de leerling getoond.
Onder het kopje 'Meldingen' staan de laatste 3 geregistreerde meldingen die zijn aangemaakt bij de leerling. Via 'Bekijk alle leerlinggegevens' en 'Alle afwezigheid' kan doorgeklikt worden voor meer gegevens van de leerling.
Verder meld je simpel vanuit het afwezigheidsoverzicht ook leerlingen beter, bijvoorbeeld als een ouder of leerling van 18 jaar en ouder dat zelf vergeten is. Via de driepuntjesknop kan gekozen worden voor 'Beter melden per vandaag' (met terugwerking voor de hele dag) of 'Beter melden vanaf nu'. Als de leerling beter is gemeld, is dit zichtbaar d.m.v. een badge 'beter gemeld':
Ook kun je meerdere leerlingen tegelijk ziek of afwezig melden. Door op de leerling te klikken verschijnt er een vinkje voor de foto van de leerling. Zet dit vinkje bij alle leerlingen die ziek of afwezig gemeld moeten worden. In het scherm worden de geselecteerde leerlingen getoond waarvoor de melding gemaakt gaan worden:
Al deze meldingen zet Magister automatisch om in registraties per afspraak of per les. Dat gebeurt direct voor meldingen die voor de huidige dag gelden. Magister voert in de nacht telkens de afspraken door voor de volgende, nieuwe lesdag, zodat je overzicht houdt. Je hebt als school dan altijd het juiste beeld van welke leerlingen afwezig zijn.
Per leerling kun je inzoomen op de ziek- en afwezigheidsmeldingen van dit kind. Er kan worden ingezoomd op een specifieke melding door er op te klikken. En uiteraard is het mogelijk om een nieuwe absentiemelding aan te maken:
De pilotscholen testen samen met de ouders en leerlingen 18+ de getoonde schermen. We zijn dagelijks in contact met de pilotscholen en monitoren het proces vanaf ouder (of leerling van 18 jaar en ouder) tot en met het 'beter melden' en 'rapportages'. Daarbij toetsen we regelmatig wijzigingen uit evaluaties.
Ook enthousiast geworden en wil je na start schooljaar zo snel mogelijk met het nieuwe Verantwoording & Verzuim aan de slag? Vul dan onderstaand formulier 'Inplannen Overgang' in.
Meer Magister.MX
Magister.MX, inclusief Verantwoording & Verzuim, is voor ons de grootste verbouwing ooit. We pakken alle onderdelen aan om klaar te zijn voor de uitdagingen van morgen. Deze ingrijpende vernieuwing van Magister is natuurlijk ook voor jouw school belangrijk.
Uiteraard informeren we je op breder niveau hoe jij en je collega's straks efficiënter en nog prettiger werken met Magister.MX. We informeren je o.a. via de themanieuwsbrieven Magister.MX. Heb je behoefte aan meer uitleg over de planning en over wat je wanneer als school kunt verwachten?
Daarover blijven we graag in contact. Hier kun je een afspraak plannen voor een gesprek en demo over Magister.MX. We praten je graag persoonlijk bij aan de hand van een roadmap voor Magister.MX.
Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen van Magister.MX, abonneer gratis op deze themanieuwsbrieven.